Analyser les données d'un agenda et faire un rapport d'activité

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Rédaction non terminée et provisoire

Ce tuto fait suite à la demande d'aide d'un membre du forum. Il souhaite établir un rapport d’activité à partir des données saisies dans un classeur Calc.

La solution standard qui consiste à enregistrer une ligne par occurrence d’activité dans une feuille et de faire le rapport dans une autre avec un tableau dynamique ne lui convient pas. En effet, il a l’habitude d’enregistrer ses activités dans une feuille qui a l’apparence d’un calendrier et où chaque cellule représente un jour. Les informations sont notées sans ordre ni typologies bien définis.

Plusieurs moyens d’extraire les données de la cellule décrivant l’activité ont été envisagés. Le plus satisfaisant passe par une macro basic. Elle demande encore des ajustements pour des questions de couleur de fond et d’autres détails. Mais cela sera difficile à maintenir au moindre changement.

L’objet de ce tuto est de décrire des solutions dans lesquelles la saisie des activités se fait dans un agenda capable de fournir des fichiers .ics.Le rapport est produit en important les données de l’agenda dans un classeur Calc.

La solution la plus simple et automatisée utilise "Agenda" de Gnome et Calc avec une macro python.

Agenda de Gnome et LibreOffice Calc sont inclus dans Unbuntu. Les installer si besoin.

Pré-requis

Ajouter les paquets nécessaires pour la macro

Activer, si besoin, les dépôts universe et multiverse, puis :

sudo apt install libreoffice-script-provider-python
sudo apt install pip
pip install ics

Télécharger la macro

Télécharger le fichier import_ical.py et le placer dans

~/.config/libreoffice/4/user/Scripts/python/import_ical.py

en créant les dossiers manquants si besoin.
https://depot.kaz.bzh/f.php?h=0pE5RHP5&d=1

Télécharger le classeur Calc

Il sera utilisé pour faire le rapport d'activité et contient tous les réglages nécessaires.
https://depot.kaz.bzh/f.php?h=1ajIBO_x&d=1

Autoriser les macros dans Libre Office

Ouvrir Libre Office et aller dans le menu
Menu "Outils" ⇒ "Options" ⇒ "LibreOffice" ⇒ "Sécurité ⇒ Bouton "Sécurité des macros" ⇒ Onglet "Niveau de sécurité" ⇒ Choisir "Moyen".

A l'ouverture du classeur, une fenêtre demandera votre accord pour autoriser le lancement de la macro.

Enregistrement des activités dans l'agenda

L'application "Agenda" affiche par défaut le mois en cours pour le calendrier "Personnel".
Cliquer sur une case permet d'ajouter une activité et de renseigner le titre, le lieu, les heures de début et de fin et aussi des notes.

Pour obtenir un rapport d'activité cohérent, il faut définir le contenu du titre et des notes. « Titre » sera toujours rempli avec la nature de l'action selon une typologie à définir dès le départ comme par exemple : Install'partie, Préparation … « Notes » pourrait contenir la longueur des déplacements si l'on veut cumuler des kilomètres ou alors des montants en euro pour cumuler des frais.

Les données du calendrier sont enregistrées dans le fichier

 ~/.local/share/evolution/calendar/system/calendar.ics

Production du rapport d'activité dans Calc

Ouvrir le classeur téléchargé activités.ods Il est organisé en trois feuilles. A son ouverture, une fenêtre demande d’accepter le déclenchement d’une macro. C’est celle qui va actualiser les données.

La première feuille pour enregistrer les données de l’agenda importées automatiquement par une macro. Il n’y a rien à faire. La seconde pour enrichir les données et les mettre dans un format exploitable par le rapport. Il n’ y a rien à y faire, tout est déjà paramétré.

La dernière pour faire le rapport, c’est la seule sur laquelle il faut agir. A l’affichage de cette feuille, une macro est activée pour effacer les information de la feuille d’importation et les remplacer par toutes celles de l’agenda.

Ensuite, cliquer droit sur une cellule du tableau dynamique et choisir « Actualiser ». Il ne reste plus qu’à imprimer le rapport, papier ou pdf. Bien entendu, on peut aussi modifier les critères d’affichage du rapport dans le réglage du tableau dynamique. Adapter aussi l’entête et le pied de page si besoin.