Comment améliorer la compatibilité entre LibreOffice et Microsoft Office ?

Ce document explique comment travailler sur des documents provenant de (ou à destination de) la suite bureautique Microsoft Office.

Pour qu'un document soit semblable sur chaque machine il faut s'assurer que les polices soient équivalentes ou du moins d'équivalence métrique. Les standards sous Microsoft Office sont Times New Roman (serif), Arial (sans serif), et Courier New (monospace).

LibreOffice substitue automatiquement les polices si elles ne sont pas disponibles. LibreOffice vient notamment avec la famille de police Liberation, cette dernière est très similaire à Times New Roman, Arial et Courier New. Ces polices ont été conçues dans ce but.

Il y a trois familles :

• Liberation Sans (un substitut pour Arial, Albany, Helvetica, Nimbus Sans L et Bitstream Vera Sans) ;
• Liberation Serif (un substitut pour Times New Roman, Thorndale, Nimbus Roman et Bitstream Vera Serif) ;
• Liberation Mono (un substitut pour Courier New, Cumberland, Courier, Nimbus Mono L et Bitstream Vera Sans Mono).

Des tests sont disponibles sur :

• (en) « Metric Equivalent Fonts and Font Substitution ».

Pour une meilleure compatibilité avec Microsoft Office, il suffit d'installer les polices de caractères Microsoft (non libres).

LibreOffice enregistre par défaut vos documents dans le format OpenDocument (odt, ods, odp). Or, les outils de Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint) ne savent pas lire nativement ce format.

Il existe plusieurs solutions (détaillées plus loin) pour pallier ce problème, dans l'ordre de préférence :

1. votre destinataire installe LibreOffice ;
2. cas particulier : si votre destinataire n'a pas besoin de modifier votre fichier, envoyez celui-ci au format PDF ;
3. votre destinataire installe l'extension MS Office permettant de lire le format OpenDocument ;
4. envoyer vos documents au format Microsoft (.doc, .xls, .ppt).

LibreOffice est un logiciel libre disponible sur Windows, MacOS et GNU/Linux. Rien n'empêche donc votre destinataire de l'installer (ou de demander à son responsable informatique de l'installer) pour lire les documents odt, ods, odp.

Dans le cas où le fichier que vous transmettez à votre destinataire n'a pas besoin d'être modifié par ce dernier, vous pouvez envoyer votre document au format ouvert PDF, via le menu Fichier → Exporter au format PDF dans LibreOffice.

Votre destinataire pourra le lire sans problème sous Windows, Mac OS, etc., en utilisant par exemple les logiciels libres Sumatra PDF ou Evince en version Windows ou le gratuiciel Adobe Reader.

Les utilisateurs de MS Office peuvent utiliser l'extension libre ODF-Converter qui permet aux outils Word, Excel et PowerPoint de lire, éditer et enregistrer des documents au format OpenDocument. Ce plugin fonctionne pour Microsoft Office 2000, XP, 2003, 2007 et 2010 (Service Pack 1 ou plus).

Si votre correspondant utilise Microsoft Office, et ne peut ni installer LibreOffice ni installer l'extension pour MS-Office (voir ci-dessus), ce sera malheureusement à vous de faire un effort pour lui : ré-enregistrez votre fichier en choisissant le format Microsoft Word 97/2000/XP dans le menu Fichier → Enregistrer sous… de LibreOffice et enregistrer votre document.

À l'issue de cette manipulation vous obtiendrez un fichier texte (.doc), tableur (.xls) ou diaporama (.ppt ou .pps) compatible avec les logiciels Microsoft.

Le format Office OpenXML ne doit pas être confondu avec le format OpenXML :

• Office OpenXML (docx, xlsx, pptx, etc.) est le format bureautique de l'application Microsoft Office® 2007. LibreOffice est capable de lire nativement ce format. (attention aux macros complexes et aux fonctions avancées) à partir de sa version 3.2 .
• OpenXML est un format normé par l'ISO (lire l'article dans Wikipedia à ce sujet), issu d'Office OpenXML, tout en étant radicalement différent. Aucune application n'est capable de lire ou produire ce format, dont la spécification n'est actuellement pas publiée.

Contributeurs principaux : YannUbuntu.